Arbeidsflyt for registreringsskjema

FORSLAG

Arbeidsflyt for registreringsskjema til innsending av forslag til husmannsplasser

En mulig løsning for å motta, dele, kvalitetssikre og publisere opplysninger om husmannsplasser – uten unødvendig kopiering og dobbeltarbeid.

(Opphavsrett: Bjørn Erik Sandbakk)

Bærende prinsipp: Felt og opplysninger defineres ett sted, etter prinsippet «skriv én gang, bruk overalt», og gjenbrukes i registreringsskjema, administrasjon, e-post og den publiserte husmannsplassen.

Fra innsendt forslag til publisert husmannsplass

Arbeidsflyten skiller tydelig mellom et innsendt forslag og en godkjent husmannsplass. Det gjør det mulig å bevare originalinnsendelsen, gjennomføre faglig kontroll og først deretter opprette publiserbart innhold.

1. Skjemaet bygges fra det samme feltgrunnlaget

Registreringsskjemaets relevante felter hentes fra feltene i databasen som allerede er definert for husmannsplasser. Interne og tekniske felt kan holdes skjult.

Resultat: Mindre risiko for at skjema og database utvikler seg i ulike retninger.

2. Bidragsyter sender inn et forslag

En ekstern bruker registrerer opplysninger, kilder og eventuelle bilder eller dokumenter. Skjemaet kontrollerer obligatoriske felt og format før innsending.

Resultat: Et komplett og strukturert forslag.

3. Innsendingen lagres og varsles

Hele innsendelsen lagres i en egen administrativ oversikt i WordPress. Samtidig mottar admin en ryddig e-post med opplysningene og et unikt innsendingsnummer.

Resultat: Dataene finnes både i systemet og i en lett videresendbar e-post.

4. Admin og andre relevante personer kvalitetssikrer

Admin kan videresende e-posten til relevante personer uten å gi dem tilgang til WordPress. Kommentarer og avklaringer kan behandles før forslaget godkjennes.

Resultat: Forslaget får en tydelig behandlingsstatus.

5. Godkjente data overføres med ett klikk

Knappen «Opprett husmannsplass» lager en ny post som utkast og plasserer verdiene direkte i de riktige feltene. Bilder og vedlegg kan samtidig knyttes til posten.

Resultat: Ingen manuell kopiering og innliming.

6. Sluttkontroll og publisering

Admin åpner utkastet, gjør siste kontroll og publiserer når opplysningene er klare. Koblingen tilbake til originalinnsendelsen beholdes.

Resultat: Sporbar og kontrollert publisering.

Roller og ansvar

Rolle	Hovedoppgave	Tilgang
Bidragsyter	Sender inn forslag, kilder og dokumentasjon.	Offentlig skjema. Ingen innlogging nødvendig.
Administrator	Mottar, følger opp, godkjenner, overfører og publiserer.	Full tilgang til innsendelser og husmannsplasser.
Fagperson	Kontrollerer fakta og gir tilbakemelding.	Kan motta e-post eller PDF uten WordPress-tilgang.

Foreslåtte behandlingsstatuser

Ny	Innsendingen er mottatt, men ikke vurdert.
Under vurdering	Admin eller fagperson kontrollerer opplysningene.
Avventer avklaring	Det mangler informasjon eller dokumentasjon.
Godkjent	Forslaget er klart for overføring til ny husmannsplass.
Overført	Det er opprettet et utkast med de godkjente dataene.
Avvist	Forslaget skal ikke publiseres, men historikken bevares.

Originalinnsendelsen bør bevares

Det innsendte forslaget bør lagres uendret som dokumentasjon. Den godkjente husmannsplassen kan senere redigeres uten at man mister hva bidragsyteren opprinnelig sendte inn.

Hva løsningen bør ivareta

Én felles feltdefinisjon

Feltnavn, etiketter, typer, valgmuligheter og krav vedlikeholdes ett sted og gjenbrukes der det er hensiktsmessig.

Utkast før publisering

Overføring med ett klikk skal opprette et utkast, ikke publisere automatisk. Admin beholder den endelige kontrollen.

E-post er varsling og deling

WordPress bør være den autoritative lagringen. E-posten gjør det enkelt å varsle admin og involvere fagfolk uten innlogging.

Bare relevante felt i det offentlige skjemaet

Hvert felt bør kunne merkes som offentlig, internt, skrivebeskyttet eller obligatorisk. Tekniske felt skal ikke eksponeres.

Sporbarhet

Innsendingsnummer, status, tidspunkt og koblingen mellom forslag og ferdig husmannsplass bør bevares.

Personvern og sikkerhet

Skjemaet bør ha spamvern, tydelig informasjon om lagring og begrenset innsamling av personopplysninger. Filopplasting må kontrolleres.

Foreslått neste steg når prosjektet er klart

Bestem hvilke felt fra databasen som skal vises i registreringsskjemaet.
Avklar hvem som kan godkjenne, overføre og publisere.
Lag en enkel prototype og prøv den på noen få realistiske registreringer.
Fastsett e-postformat, statuser og rutiner før løsningen tas i bruk.

Oppsummert forslag

Løsningen er teknisk gjennomførbar og støtter prinsippet «skriv én gang, bruk overalt». Den reduserer manuelt arbeid, gjør faglig samarbeid enklere og gir en trygg godkjenningsprosess før publisering.

Utarbeidet som diskusjonsgrunnlag for prosjektgruppen.